Guías
Cómo se usa Voti
Siete recorridos, del primer documento al primer aviso de plazo. Cada uno cuenta lo que hace la pantalla de verdad, con lo que tarda.
Los primeros diez minutos
~10 min en total
Lo que ves al entrar por primera vez: tres pasos, y al final de ellos Potens ya responde con tus documentos.
Trae tus documentos · ~4 min
Arrastra un PDF o un Word, o importa una carpeta entera o un ZIP. Voti acepta PDF, Word, Excel y texto. Mientras se indexan verás el progreso fragmento a fragmento, y si alguno falla te dice el motivo en vez de quedarse a medias.
Haz tu primera pregunta · ~1 min
Pregunta algo que tu equipo pregunte de verdad. La respuesta llega con la fuente citada, página incluida: al pulsar el chip se abre el documento por esa página exacta.
Invita a una persona · ~2 min
Recibe un enlace de un solo uso y entra con contraseña o con su cuenta de Google, ya con su rol puesto. Solo verá los documentos que le permitas: el acceso empieza denegado y se concede uno a uno.
Los tres pasos se pueden hacer en cualquier orden, y el avance se calcula del estado real de tu cuenta: si sales y vuelves, sigues donde estabas.
Traer los documentos y decidir quién los ve
La biblioteca es el conocimiento de la empresa. Lo que gobierna quién ve qué son dos capas, y conviene entenderlas antes de subir nada sensible.
Sube o importa
Uno a uno, o una carpeta o un ZIP de una vez. PDF, Word, Excel y texto. Cada archivo se parte en fragmentos y se indexa por significado, así que después se busca por lo que dice y no por cómo se llama.
Elige su audiencia
Cada documento es público para la organización, de equipo o solo de administración. Es la primera capa y la que resuelve la mayoría de los casos.
Afina persona a persona
Encima de la audiencia puedes conceder lectura, conceder gestión o denegar a alguien en concreto, y queda constancia de quién lo concedió. La denegación prevalece siempre sobre cualquier concesión.
Borrar un documento se lleva también sus fragmentos indexados: deja de aparecer en las respuestas de Potens, no solo en la lista.
Preguntar a Potens, y comprobar la respuesta
Potens responde con los documentos de tu empresa y con los permisos de quien pregunta. Lo importante no es que responda: es que puedas comprobarlo.
Pregunta en lenguaje normal
No hay que aprender ninguna sintaxis. Cada persona ve solo lo suyo: la misma pregunta puede tener respuestas distintas según quién la haga, porque el permiso se aplica antes de buscar.
Comprueba la fuente
Cada respuesta cita el documento y la página. Al pulsar el chip se abre ahí mismo: en un PDF, por la página citada; en un Word o un Excel, en la biblioteca con su fila marcada.
Mira lo que no supo responder
Cuando no hay documento que lo sostenga, Potens lo dice en vez de inventarlo, y la pregunta queda anotada sin autor. Esa lista es el inventario de lo que a tu empresa le falta por documentar.
Potens no solo responde: también da de alta un cliente, consulta huecos, agenda, reprograma, cancela, crea un plazo, lista la agenda del día y genera un documento. Las tres que no se pueden deshacer te piden confirmación explícita antes de hacerlas.
El registro de clientes
Es un registro, no un embudo de ventas: cada cliente está activo o archivado, y lo que importa es tener su ficha completa y su historial a mano.
Da de alta la ficha
Razón social, NIF, domicilio y etiquetas. Puedes tener varias personas de contacto por cliente, con una principal, en vez de un solo correo suelto.
Trae los que ya tienes
Importa un CSV o un Excel y mapea sus columnas a las de Voti. Al terminar ves el resumen: cuántos entraron, cuántos se descartaron y cuáles fallaron.
Consulta su expediente
En la propia ficha tienes su historial, sus notas, los documentos vinculados y sus citas y plazos abiertos. No hay que ir a buscarlos a otra pantalla.
Toda alta pasa por la lista de conflictos: si el nombre coincide con una parte marcada, el alta se bloquea y queda escrito el motivo.
Citas y plazos que no se pasan
Un plazo no es una cita: tiene tipo, vencimiento, responsable y estado. Esa diferencia es lo que hace que alguien se entere a tiempo.
Agenda por día, semana o mes
Cada cita lleva su tipo, su lugar y sus asistentes. Administración puede consultar la disponibilidad del equipo por día y franja, y cualquiera puede pedirle a Potens que agende por ti.
Crea el plazo con responsable
Un plazo se asigna a una persona concreta. Su urgencia la calcula el servidor y no el navegador, así que todo el mundo ve la misma severidad.
Recibe el aviso de la mañana
Lo crítico llega cada día a la aplicación y al correo, y cada persona lo recibe en su idioma. La organización puede apagarlo, y quien quiera puede darse de baja de su copia.
Los plazos vinculados a un cliente aparecen también en su ficha, así que no hace falta recordar dónde se anotó cada uno.
Generar documentos desde tus plantillas
Subes tu plantilla una vez y a partir de ahí Voti la rellena, con los datos que ya tiene del cliente.
Sube la plantilla
Un Word con tus variables entre llaves dobles, o un PDF con formulario. Voti detecta las variables solo, incluso cuando Word las ha partido por dentro.
Actívala cuando esté lista
Cada plantilla es borrador, activa o archivada. Solo las activas se pueden usar, así que puedes preparar una sin que nadie la utilice a medias.
Genera y descarga
Rellena desde la ficha del cliente y descarga el resultado en Word o en PDF. Cada documento generado conserva los valores con los que se hizo, así que siempre se puede saber qué decía.
También puedes pedírselo a Potens. Al ser una acción que no se deshace, te pedirá confirmación explícita antes de generarlo.
Tu equipo y lo que queda registrado
Cinco roles, invitaciones que caducan y un registro de quién hizo qué. Es lo que hace que abrir Voti a más gente no dé miedo.
Invita con un enlace de un solo uso
La invitación caduca y se puede revocar. Quien entra elige contraseña o su cuenta de Google, y llega con el rol que le hayas dado.
Exige verificación en dos pasos
Se puede activar para toda la organización, no persona a persona. A partir de ahí nadie entra sin su segundo factor.
Consulta la auditoría
Queda registrado quién hizo qué, sobre qué, cuándo y con qué resultado, incluidos los accesos denegados. El actor puede ser una persona o Potens.
Desde Configuración puedes exportar todos los datos de la organización o borrarla entera. Es tuya y se sale cuando quieras.
¿Te queda una duda que no está aquí?
Escríbenos y te contesta el equipo que construye Voti. O pruébalo siete días y lo ves con tus propios documentos.